كيفية خياطة المستندات بالخيط؟

التحلل غير المقصود للأوراق، والتزوير، ورفض الفحص أو التخزين، وإعادة الطلبات دون فحصها - هذه ليست سوى بعض من عواقب التوثيق الداخلي المنظم بشكل غير صحيح. لتجنب الغرامات والحوادث الأخرى غير المرغوب فيها، يجب عليك اتباع نهج مسؤول لتنظيم البرامج الثابتة.

اللوائح التي تحكم معايير خياطة المستندات بالخيوط

لا يوجد GOST يحتوي على وصف تفصيلي للإجراء. GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة" لا يعالج مشكلة البرامج الثابتة، على الرغم من أن بعض المصادر تشير إليها بشكل خاطئ. في الحقيقة يجب أن تسترشد حصريًا بالميثاق الداخلي للمؤسسة والتعليمات القياسية للعمل المكتبي اعتبارًا من عام 2005 والأمر رقم 76 من الأرشيف الفيدرالي (من ديسمبر 2009). المعلومات ذات الأهمية معروضة في الفقرة 3.5.3 والملحق رقم 24.

ما هو المطلوب لربط الأوراق؟

لتنفيذ الإجراء، يجب عليك أولاً التعرف على الوثائق المصاحبة، وعندها فقط انتقل إلى اختيار الأدوات. علاوة على ذلك، غالبًا ما يعتمد نوعها على سمك وأهمية وثيقة معينة. لذلك، عند التعامل مع أوراق رفيعة جدًا، يكون من الأسهل استخدام إبرة، أما مع الأوراق المتوسطة الحجم، فمن الأسهل استخدام ثقب. يتم تثبيت المجلدات الضخمة والكثيفة بمشاركة مفك البراغي وحبل سميك إلى حد ما.

عادةً ما يتم تثبيت البرنامج الثابت باستخدام العناصر والأجهزة التالية:

• ثقب الناخس؛
• مقص؛
• ملف غرزة.
• خيوط أو جديلة.
• إبرة؛
• المخرز.
• صمغ.

يتم استخدام المثقاب أحيانًا لإنشاء ثقوب في الصناديق السميكة بشكل خاص. لكن يتطلب استخدامه الحذر والمهارة وقطر الحفر الصحيح. أما بالنسبة للغراء، فالقواعد بسيطة للغاية. المطاط محظور لأنه يمكن طباعته على أوراق أخرى. خيارات جيدة: الطباعة العادية PVA، الكازين والسيليكات. ولكل منها نقاط القوة والضعف الخاصة بها، ولكنها بشكل عام متساوية تقريبًا مع بعضها البعض.

مهم! يترك غراء السيليكات وراءه قشرة صفراء، ولا يوفر قلم الرصاص مستوى التثبيت اللازم للحماية.

هناك أيضًا متطلبات خاصة للخيوط. هم يجب أن تكون سميكة إلى حد ما ومتينة للغاية وغير متدفقة. شريط مايلر يلبي هذه المعايير. إذا كان مفقودا، يجب عليك استخدام موضوع خشن. القطن مناسب أيضًا، ولكن فقط إذا تم طيه عدة مرات (لتكثيفه وزيادة مقاومته للتمزق).

مهم! الطريقة اليدوية باستخدام الخيط ليست الحل الوحيد الممكن. تم اختراع آلات وآلات خاصة للخياطة.يقوم البعض منهم بربط الصفائح الفردية بزنبرك أو بلاستيك أو معدن (الخيار الأول سهل الفك). البعض الآخر يوفر الترابط اللاصق السلس.

إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية خياطة المستندات باستخدام الخيط

والفرق الرئيسي بين الطريقتين هو عدد الثقوب والمسافة بينهما. وفقًا لهذا المعيار، يتم التمييز بين الطرق المصممة لثقوب 2 و 3 و 4 و 5. يتم أحيانًا استخدام إصدار زاوي إضافي من البرنامج الثابت. ومع ذلك، فهي مناسبة لعدد محدود من الأوراق (وليس للملفات والتقارير).

في فتحتين

الخيار الأبسط. مناسبة للتعامل مع الأوراق الداخلية التي لن يتم تقديمها لاحقًا إلى السلطات الخارجية للمراجعة.

خوارزمية الإجراءات:

• طباعة الوثيقة، وتنظيم الأوراق؛
• لكمة الثقوب مع ثقب لكمة.
• خيط؛
• اصنع عقدة على الخيط (لا ينبغي أن تكون على الجانب الأمامي) ؛
• قطع ورقة من ملف الخياطة؛
• قم بلصقها فوق العقدة بحيث لا يتم تغطية أطراف الحبل بالكامل (يجب أن تنتهي في الأسفل) ؛
• املأ ورقة البرامج الثابتة.

العناصر المطلوب ملؤها مطبوعة بالفعل على ورقة البرنامج الثابت. كل ما تبقى هو عمل نقوش ذات طبيعة مناسبة. لون اللصق الموصى به: أزرق أو أسود. عادة ما يتم تنظيم هذه المشكلة من خلال المعايير الموضوعة في المؤسسة نفسها.. إذا لم يكن هناك مثل هذا المستند، فسيتم تنفيذ العمل بقلم أزرق.

إذا لم يكن هناك ورقة خياطة، فقم بقطع قطعة من الورق الأبيض بقياس 3 × 5 سم، ثم قم بلصقها ووضع النقش "مخيط ومرقمة". بالإضافة إلى ذلك، يتم الإشارة إلى عدد الصفحات، وكذلك تفاصيل وتوقيع الشخص المسؤول، والتاريخ. هناك ختم في الأعلى.

مهم! يمكن استخدام طبعة الشمع بدلاً من الختم، ولكنها تعتبر شكلاً قديمًا وأقل موثوقية من الحشو.

ثلاث ثقوب

في البداية، من المفيد أن تحدد بالضبط المكان الذي ستقع فيه الثقوب. من الناحية المثالية يجب أن يتم توسيطها ما لم يطلب خلاف ذلك. وينبغي أيضا أن يكونوا على مسافة متساوية من بعضهم البعض. يجب وضعها على الحافة اليسرى من المستند.

تمثيل خطوة بخطوة للعملية:

• قم بعمل ثقب بإبرة في منتصف الحافة اليسرى للورقة تمامًا (تدخل الإبرة من الجانب الخلفي وتخرج من الجانب الأمامي) ؛
• إجراء ثقب ثانٍ (تدخل الإبرة من الجانب الأمامي للمستند وتخرج من الخلف)؛
• قم بعمل ثقب ثالث (تدخل الإبرة من الجانب الخلفي وتخرج من الجانب الأمامي)؛
• أعد إدخال الإبرة في الفتحة رقم 1؛
• ربط عقدة (اترك ما لا يقل عن 7 سم من الخيط)؛
• الغراء ورقة البرامج الثابتة.
• أؤكد.

في الرابعة

تسلسل الخطوات:

• صنع الثقوب
• إدخال الإبرة من الجانب الخلفي (يجب أن تدخل في الفتحة رقم 2، مع العد من اليمين إلى اليسار)؛
• إدخال إبرة وخيط في فتحة واحدة على اليمين؛
• ثم يتم إرسال الخيط مرة أخرى إلى الفتحة الثانية على اليمين؛
• بعد ذلك يتم إرسال الإبرة إلى الفتحة الثالثة على اليمين؛
• ثم انتقل إلى ثقب أقصى اليسار؛
• العودة إلى الحفرة 3؛
• خذها إلى الجانب الآخر واصنع عقدة.

عند تشكيل عقدة، عليك التأكد من أن الخيط لا يتدلى في أي مناطق. يجب عليها إصلاح الصفحات بإحكام ودقة.

في الخامسه

يتم استخدام هذه التقنية نادرًا جدًا. عادةً ما تكون السلطات الإشرافية والتنظيمية راضية عن الخيار الذي يحتوي على 3-4 ثقوب. وتشير الزيادة إلى 5 إلى أن الأوراق المعنية هي وثائق ذات مساءلة صارمة وأهمية قصوى. على سبيل المثال، هذه هي الطريقة التي يتم بها التعامل مع بعض التقارير الضريبية.

مهم! إذا كان هناك 5 ثقوب، فيجب قطع المستطيل الملصق من المناديل الورقية، ويجب وضع الثقوب على مسافة 5 سم من بعضها البعض.

تسلسل إدخال الإبرة حسب عدد الثقب (يمكن حسابه من أي حافة):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

في هذه المرحلة، يجب تأمين الخيط بعقدة.

إلى الزاوية

يمكن خياطة الميثاق وبعض الأوراق الخاصة بصناعة التجارة باستخدام طريقة الزاوية. باستخدام هذه الطريقة، يتم عمل ثقب واحد باستخدام ثقب في الزاوية اليسرى العليا. يتم إدخال شريط (40 سم) مطوي من المنتصف فيه. أدخله بحيث يكون الجزء الأوسط المنحني على الجانب الخلفي والأطراف على الجانب الأمامي.

بعد ذلك، يتم ربط ذيول في الحلقة. وهذا يخلق عقدة. يجب نقلها إلى الجانب غير الأمامي من المستند وتأمينها بقطعة مستطيلة من الورق. وعلى قطعة الورق يكتبون:

• مخيط، مرقمة؛
• عدد الأوراق (الحروف والأرقام، يجب أن يكون الأخير بين قوسين)؛
• الأحرف الأولى من اسم الموظف مع التوقيع (الأخير يأتي أولاً، ويشار إلى فك التشفير بعد ذلك).

متطلبات إعداد الوثائق الملزمة

لا تقم بالخياطة باستخدام دباسة أو غراء أو مشابك ورق. إنها لا توفر المستوى المناسب من الحماية: باستخدام طرق التثبيت هذه، يمكنك إزالة عنصر التثبيت بهدوء أو إزالة الصفائح أو استبدالها أو إضافة عناصر جديدة. إذا رأى مدقق الحسابات أو خدمة الضرائب أو أي هيئة تنظيمية أخرى مستندًا مخيطًا بهذه الطريقة، فقد تواجه المنظمة أنواعًا مختلفة من المشكلاتبدءًا من رفض قبول التقارير وانتهاءً بإصدار إنذار نهائي لتصحيح جميع الأوراق المهمة في الأرشيف على الفور.

مهم! إذا كنت تشك في مهاراتك الخاصة أو واجهت الحاجة إلى إعادة تحميل كمية كبيرة من المستندات، فمن المنطقي أن تلجأ إلى المحترفين للحصول على المساعدة. يتم توفير خدمات من هذا النوع من خلال دور المحفوظات والمطابع. وفي الوقت نفسه، ليست هناك حاجة لانتظار التنفيذ الفوري للطلب بسبب عبء عمل المنظمات. لديهم الكثير من العمل خاصة خلال فترة تقديم التقارير والدبلومات.

يلعب عدد الثقوب دورًا مهمًا بالفعل. عند تحديد العدد المطلوب يجب أن تبدأ من أهمية العقد. أبسط التوثيق من حيث المحتوى يتم تركيبه بفتحتين، وخاصة الوثائق القيمة المكونة من 5 ثقوب.

تؤخذ المسافة بين الثقوب أيضًا في الاعتبار. الخيار الأفضل: يقع كل منها على مسافة 3 سم من السابق، ولتلبية المتطلبات، يتم إجراء المحاذاة التحضيرية: يخططون مسبقًا للمكان الذي يجب عمل الثقوب فيه. لكن الخطوط المسطرة لا تساعد دائمًا. على سبيل المثال، غالبًا ما تحدث ثقوب منحرفة عند حفظ المستندات أو المجلات السميكة جدًا. عند العمل معهم، يجب عليك استخدام المخرز والتصرف بعناية فائقة. من الأفضل إدخال الخيط المستخدم في الإبرة - فهذا سيساعد على الإدخال الصحيح والدقيق.

يتم إيلاء اهتمام وثيق لترقيم الصفحات. النقاط الرئيسية في هذه القضية:

• يتم استخدام الأرقام العربية.
• يتم ترتيب الأرقام بترتيب تصاعدي.
• التنسيب: الزاوية اليمنى العليا.
• يجب ألا يتجاوز الرقم حافة الورقة؛
• تخضع الطلبات أيضًا للترقيم؛
• نوع الترقيم للتطبيق: مستمر؛
• عند إرفاق خطاب، يتم إعداد التقرير بدءًا من المظروف (يتم وضع الرقم الأول عليه)؛
• يتم ترقيم كل صفحة من الرسالة حسب ترتيب العرض؛
• عند العمل مع حالة مقدمة في عدة مجلدات، يتم ترقيم محتويات كل منها على حدة.

خاص الطباعة تتطلب أيضا نهجا. يجب أن يتم تثبيته أخيرًا وبطريقة تكون موجودة على ورقة البرنامج الثابت وعلى المستند في نفس الوقت. إذا لم يكن لدى رجل أعمال فردي ختم شخصي، فيمكنه تخطي هذه الخطوة.

مهم! إذا تم بعد ذلك إدراج المستند في مجلد، فلن تكون هناك حاجة إلى لصق الورقة "المخيطة والمرقمة والموقعة" في الجزء الخلفي من المجلد. المكان المناسب لذلك هو الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة المخيطة.

عند ملء ورقة الخياطة، ليست هناك حاجة للتقطيع. يجب أن تكون كل قطعة من المعلومات سهلة القراءة. الاختصارات غير مسموح بها أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك تنسيق الإدخال بحيث يتم وضعه أعلى المستند وأعلى المستطيل الملصق من الورق.

مهم! إذا تم التصديق على أساس التوكيل، فيجب الإشارة إلى رقمه وتاريخ التوقيع عليه.